Давайте розглянемо практичний процес переходу на аутсорсинг бухгалтерських послуг.
Загалом, цей процес не є складним, але важлива системність дій.
Крок 1. Аналіз внутрішньої ситуації компанії
Спочатку важливо оцінити, наскільки доцільним є
використання послуг аутсорсингової фірми. Часто корінь проблеми полягає не в
низькому рівні кваліфікації бухгалтерів, а в неефективній організації роботи.
Це може включати нерівномірний розподіл обов'язків між
працівниками (деякі перевантажені, інші без діла). Або інші відділи несвоєчасно
подають бухгалтерії документи, необхідні для подальшої обробки.
Крок 2. Прийняття рішення про вибір аутсорсингової
компанії
Тепер вам потрібно визначити різницю в оплаті праці
власних бухгалтерів та співробітників фірми-аутсорсера. Для зрозуміння цього,
рекомендується створити порівняльну таблицю (краще в фінансовому вираженні).
Варіант часткового аутсорсингу також варто розглянути.
Проте практика показує, що передача повного комплексу бухгалтерських робіт
аутсорсеру може зекономити вам до 40-60%.
Крок 3. Вибір аутсорсингової компанії
Вибір аутсорсингової компанії потребує детального
підходу. Від того, наскільки професійно діє фірма-аутсорсер, залежить успіх
вашого підприємства. При виборі аутсорсера слід звертати увагу на такі аспекти:
·
Популярність, тривалість і репутація
фірми.
·
Наявність можливості тестового періоду.
·
Юридично вмотивований договір.
·
Гарантія конфіденційності.
·
Безкоштовний експрес-аудит.
·
Гнучка система ціноутворення.
·
Представництво ваших інтересів перед
податковими органами.
·
Можливість податкової оптимізації.
·
Висока кваліфікація співробітників
фірми-аутсорсера.
·
Доступ до онлайн-бухгалтерії.
Крок 4. Розробка умов контракту
Договір про аутсорсинг є основою співпраці. При його
складанні важливо приділити увагу наступним пунктам:
·
Перелік наданих послуг.
·
Терміни надання інформації та
результатів.
·
Ступінь відповідальності.
·
Умови розірвання контракту.
Чітко прописані всі ці пункти допоможуть уникнути
непорозумінь та забезпечити високий рівень співпраці.
Крок 5. Укладання договору
Договір на аутсорсингові послуги може бути укладений на
різні терміни, залежно від вашого завдання. При цьому слід враховувати
можливість продовження контракту при його закінченні.
Рекомендується також передбачити можливість розірвання
контракту до закінчення терміну за взаємною згодою сторін або з відшкодуванням
збитків або компенсацією витрат. Тут важливо визначити умови передачі
інформації.
Крок 6. Запуск нового способу роботи
Витрати на оплату послуг аутсорсингової компанії
відносяться до управлінських витрат і мають бути прописані в договорі. При
цьому податок на додану вартість не обчислюється.
Якщо протягом певного періоду бухгалтерська документація
не велася через відсутність головного бухгалтера, фахівці фірми-аутсорсера
можуть взятися за відновлення обліку. Головне - передбачити цю можливість в
договорі.
Крок 7. Організація взаємодії та контролю з
аутсорсинговою компанією
Після підписання договору потрібно передати
аутсорсинговій фірмі всю бухгалтерську документацію, включаючи договори
купівлі-продажу, договори поставок і послуг, трудові накази, документи на
придбання основних засобів та інше.
Після завершення кварталу та розрахункового періоду вам
потрібно надати відповідні документи податковому органу з відповідними
підписами. Щодо річного звіту, слід скласти загальний реєстр всіх документів,
які ви передали протягом минулого року аутсорсинговій компанії. Усі ці
документи повертаються вам разом із відповідною документацією.