Передача бухгалтерських функцій стороннім компаніям є серйозним рішенням для будь-якого керівника бізнесу. Цей вибір супроводжується як позитивними аспектами, так і негативними наслідками. Давайте розглянемо як позитивні, так і негативні сторони цього підходу для того, щоб робити правильний вибір.
Переваги аутсорсингу бухгалтерських послуг:
·
Економія
коштів. Збереження фінансових ресурсів є однією з головних переваг. Займатися
штатною бухгалтерією вимагає витрат на зарплату, податки, обладнання робочого
місця для кожного фахівця, бухгалтерське програмне забезпечення та інші
витрати, пов'язані з працевлаштуванням співробітників.
·
Використання
професійного програмного забезпечення. Бухгалтерські компанії мають доступ до
сучасних бухгалтерських програм, тому несуть всі витрати на програмне
забезпечення самостійно.
·
Висококваліфіковані
фахівці. Бухгалтерські компанії завжди слідкують за змінами в законодавстві і
мають актуальну інформацію, що дозволяє уникнути ризику втрати репутації.
·
Матеріальна
відповідальність. Якщо бухгалтерська компанія допускає помилки, які призводять
до фінансових штрафів (наприклад, від податкової служби), то ці витрати
покриває сама компанія (за умови, що договір передбачає цю відповідальність).
Якщо ж сталася помилка штатного бухгалтера, то вам доведеться вирішувати цю
проблему самостійно.
·
Неперервне
обслуговування. Підписавши договір з компанією на певний термін, ви маєте
гарантію неперервного виконання бухгалтерських функцій протягом цього періоду.
У разі зі штатним бухгалтером, ви не маєте таких гарантій через можливі
відпустки, хвороби та інші непередбачувані обставини.
·
Зменшення
податку на додану вартість (ПДВ). Послуги підрядників розглядаються як витрати,
що дозволяє зменшити обов'язковий податок.
Недоліки:
·
Низький
рівень конфіденційності. Передача внутрішніх даних компанії стороннім особам
може призвести до витоку інформації. Тому важливо бути обережним, особливо якщо
у вас є конфіденційні дані.
·
Повільна
обробка інформації і відповідь на проблеми. У разі штатного бухгалтера,
бухгалтерська інформація завжди доступна, тоді як передача документів на
обробку стороннім бухгалтерам може затягнути процес вирішення проблеми.
·
Недоцільність
при великому документообігу. Великі компанії зазвичай розподіляють обов'язки
між штатними бухгалтерами, і важливо, щоб вони могли ефективно співпрацювати,
що можливо лише в одній компанії.
·
Обмеження
в індивідуальному підході. Сторонні бухгалтери, як правило, працюють за
стандартними протоколами і не завжди можуть знайти індивідуальні рішення для
конкретних ситуацій.
При виборі аутсорсингу бухгалтерських послуг
важливо враховувати особисті потреби та думку фахівця. В таких випадках
оптимальним рішенням для малого бізнесу може бути співпраця зі стороннім
бухгалтером на аутсорсі. Перевагою цього підходу є ефективне обслуговування за
мінімальними витратами. Бухгалтер на аутсорсі оплачується за фактом виконаної
роботи, в той час як штатний бухгалтер отримує зарплату незалежно від
результатів своєї роботи.
Загальна
надійність аутсорсу полягає в тому, що в разі проблем з контролюючими органами
або перевірок, бухгалтер на аутсорс надасть професійну підтримку. Робота зі
штатним бухгалтером може бути менш надійною через його обмежений досвід та
можливість втрати роботи.
Якщо ви вирішили
передати бухгалтерію на аутсорс, важливо це зробити правильно.
Ось кроки, які допоможуть вам здійснити
цю переорієнтацію "безболісно":
·
Оберіть
вид співпраці, який відповідає вашим потребам, чи це передача повного обліку,
чи лише окремих функцій (наприклад, підготовка податкової звітності).
·
Оберіть
компанію, керуючись критеріями ціни, якості (рецензії можуть бути корисні), і
наявністю фахівців, які розуміють особливості вашої галузі. Наприклад, для
роботи на міжнародному ринку потрібен бухгалтер, який розуміє цю сферу.
·
Обговоріть
з представником компанії обсяг робіт і план роботи, включаючи передачу
первинних документів, терміни обробки інформації та інші нюанси.
·
Підготуйте
спосіб передачі ділових операцій та обговоріть його з аутсорсинговою компанією
та штатним бухгалтером.
·
Узгодьте
з аутсорсинговою компанією процедуру виправлення можливих помилок в попередніх
періодах, якщо такі виникають.
·
Укладіть
договір, який регулює всі умови співпраці.
Враховуючи
особисті потреби свого бізнесу та поради фахівців, ви зможете прийняти обгрунтоване
рішення щодо ведення бухгалтерського обліку в вашому підприємстві. Аутсорсинг
бухгалтерії може стати вигідним вибором, якщо ви правильно оціните всі переваги
та недоліки цього підходу.